En la actualidad, no solo las grandes empresas cuentan con un sistema de información (SI), sino también las pequeñas empresas, desde grandes ERP hasta pequeños módulos de información, lo que genera que los colaboradores de las empresas deban enfrentarse a los SI, pero ¿están los colaboradores preparados para usar el sistema? ¿No solo a nivel funcional sino conceptual?; es decir, ¿están al tanto de las ventajas que le puede traer una herramienta de TI a sus actividades diarias?
Suele pasar que muchas empresas se preocupan en adquirir el mejor sistema posible, pero no se preocupan en capacitar al personal para que entiendan que debe existir una estrecha relación entre las actividades de negocio y el sistema de información. Esto, a la larga, genera que exista una pared que separa las estrategias de negocio y el flujo de información entre los departamentos de la organización, que son los encargados de transmitir la información. Peor aún, en algunos casos, el personal solo ve a la herramienta de TI como un contenedor de datos que no genera valor, por lo tanto le dan un uso inadecuado.
Para evitar este problema, es de suma importancia que los usuarios en primer lugar conozcan y comprendan sus funciones dentro del proceso de negocio en el cual son partícipes y que, además, se les explique cómo un Sistema de Información puede ayudarlos a cumplir con sus objetivos. En segundo lugar, un sistema amigable facilita el trabajo de cualquier usuario, ya sea que se trate de un colaborador que interactúe, o se trate de alguien que ya utiliza o ha utilizado uno de estos SI.
En tercer lugar, el usuario no solo debe quedarse en el nivel de ingreso de información, sino que debe ver reflejado su esfuerzo en un output del sistema que, definitivamente, esté orientado a las necesidades de dicho usuario. Otro punto importante es la capacitación funcional del personal respecto al uso de la herramienta TI; el usuario debe ser capaz de reconocer sus funciones dentro del aplicativo de software.
De acuerdo a lo anterior, el usuario tendrá la capacidad incluso de proponer mejoras al sistema, ya que ellos son los que finalmente interactuarán continuamente con el software y esto se logrará únicamente con una cultura de aprendizaje en el uso de las Tecnologías de Información, así como la difusión continua del valor agregado que brinda el SI al proceso de negocio de la empresa. Para finalizar; no olvidar el rol importante que tienen los usuarios respecto al uso de los Sistemas de Información y que sobretodo, muy aparte de las bondades que tenga la herramienta de TI, ellos son los que van a escribir la historia de la empresa.
En conclusión, no solo hay un vínculo estrecho entre los sistemas de información y los procesos de negocio, sino que hay un nivel más, que consiste en la relación de los participantes con el negocio y la herramienta de TI que lo soporta.
CIO, Perú.
